В версии IBN 4.7 представлен новый механизм конвертации проектов между IBN и MS Project. В предыдущих версиях процедура импорта проекта из MS Project в IBN была связана с определенными неудобствами, основное из которых — частичная потеря связанной с проектами информации. Во-первых, это выражалось в потере части ключевых для полноценной работы в MS Project данных. Таким образом, работа в MS Project надо проектом, который был экспортирован в IBN, отредактирован и вновь импортирован из IBN в MS Project , была существенно ограничена. Во-вторых, при импорте проекта из MS Project в существующий IBN проект вся связанная с задачами IBN проекта информация (структура, комментарии, прикрепленные файлы) полностью удалялась.

В IBN 4.7 решены обе проблемы. С одной стороны, новый механизм синхронизации позволяет экспортировать проект в MS Project, внести любые изменения (включая корректировку структуры задач, связей, сроков и ресурсов), а затем импортировать проект в IBN, отразив сделанные изменения без удаления содержащейся в IBN проекте информации.

С другой стороны, если вы работаете над проектом преимущественно в MS Project, вы можете экспортировать его и внести определенные изменения в IBN, после чего вновь импортировать проект в MS Project из IBN и продолжить работу в обычном режиме.

Таким образом, IBN 4.7 позволяет вести работу над проектами, используя возможности обеих систем — IBN и MS Project.

Стандартные процедуры экспорта и импорта

В IBN 4.7 сохранены стандартные процедуры импорта и экспорта проектов. В процессе экспорта создается .xml файл, который затем можно открыть в MS Project. Чтобы импортировать проект из MS Project необходимо предварительно сохранить его в формате .xml, а затем загрузить .xml файл в IBN. Инструменты импорта/экспорта можно найти в пункте «Обмен данными с MS Project» меню «Действия» страницы «Просмотр проекта».

Проект MS Project может быть загружен только в существующий IBN проект. При этом будут удалены все связанные с задачами IBN проекта данные. Кроме того, преобразование структуры проекта MSP в структуру IBN и наоборот сопровождается потерей определенной системной информации. Другими словами, если взять проект MS Project, экспортировать его в IBN, а затем вновь импортировать в MS Project, полученный проект не будет идентичен оригинальному: часть важных данных будет утеряна.

В процессе импорта и экспорта переносятся календарь, структура задач (названия задач, позиции, связи, типы, приоритеты, проценты завершения и сроки) и ресурсы (имя и код).

Таким образом, процедуры экспорта и импорта применимы только, если, работая с проектом в одной системе, вы окончательно решили перейти на использование другой (с IBN на  MS Project или наоборот). Если же вы работаете с проектом в MS Project и используете IBN для незначительных изменений, более подходящим будет механизм синхронизации.

Режим синхронизации

Чтобы начать работать с проектом в режиме синхронизации с MS Project, создайте пустой IBN проект, перейдите на страницу «Просмотр проекта» и выберите пункт «Переключиться в режим синхронизации» меню «Действия».  

На первом шаге нажмите «Далее», на втором — укажите .xml файл проекта MS Project, на третьем — установите соответствие ресурсов импортируемого проекта пользователям IBN.

В IBN будет перенесена информация из проекта MS Project, а сам IBN проект будет переведен в режим синхронизации, частично ограничивающий возможности редактирования информации. В этом режим запрещены какие-либо изменения структуры задач проекта: создание и удаление  задач, изменение связей, сроков начала и завершения задач.  

Допускаются изменения любых текстовых полей (названия проекта, задач и прочих входящих в проект объектов), публикация файлов и комментариев, создание и удаление любых объектов кроме задач (инциденты, документы, поручения и мероприятия), изменения в составе команды проекта и т.д.

Не допускаются изменения сроков существующих задач и списка исполнителей. Изменение процента завершенности, типа завершения, статуса, приоритета, типа активации и трудозатрат задач разрешено. 

Таким образом, изменить структуру и ресурсы (исполнителей) задач проекта, находящегося в режиме синхронизации, можно только в MS Project. Для этого вам нужно предварительно экспортировать проект из IBN в MS Project.

Экспорт в MS Project и редактирование

Импортированный в режиме синхронизации проект сохраняет системную информацию, необходимую для восстановления всех данных при экспорте проекта в MS Project. Экспортировав такой проект в .xml файл, и открыв его в MS Project, вы сможете работать с проектом без каких-либо ограничений: создавать и удалять задачи, корректировать их временные рамки, определять новые связи, вносить изменения в составы исполнителей задач.

Чтобы экспортировать проект, находящийся в режиме синхронизации, выберите пункт «Обмен данными с MS Project» меню «Действия». На первом шаге запустившегося мастера выберите пункт «Сформировать .xml файл для последующей работы в MS Project» и нажмите «Далее».

Созданный файл можно будет открыть в MS Project и работать над проектом в полном объеме.

Обратите внимание, что при экспорте используется «плоское»  распределение трудозатрат.

Приведение IBN проекта в соответствие с проектом MS Project

После того, как вы поработали с проектом в MS Project и внесли все изменения, вы можете вновь импортировать этот проект в IBN из MS Project в режиме синхронизации. В этом случае информация будет не переписана полностью, как при стандартной процедуре импорта, а обновлена. Это позволит сохранить все файлы и комментарии к задачам, данные о присоединенных к проекту объектах и прочую информацию.

После того как вы закончили редактирование проекта в MS Project, необходимо вновь сохранить проект в формате .xml.

Чтобы обновить данные в IBN проекте в соответствие со сделанными в MS Project изменениями, выберите пункт «Обмен данными с MS Project» меню «Действия». На первом шаге запустившегося мастера выберите пункт «Привести IBN проект в соответствие с проектом MS Project» и нажмите «Далее». На втором шаге выберите сохраненный .xml файл с обновленным проектом.

На третьем шаге необходимо установить соответствие пользователей, входящих в команду импортируемого проекта, пользователям вашего IBN портала. Если вы не изменяли команду в процессе редактирования проекта в MS Project, IBN установит соответствие автоматически.

При необходимости вы можете установить соответствие не со всеми ресурсами, а только с нужными вам. В этом случае ресурсы, которым не поставлены в соответствие пользователи IBN, будут проигнорированы в IBN проекте, но будут вновь доступны в MS Project после экспорта.

Также необходимо выбрать тип завершения задач – «каждый может завершить» или «любой может завершить». В соответствие с выбранным типом будут рассчитаны проценты завершенности задач.

Нажмите «Завершить».

Если вы по ошибке попытаетесь обновить находящийся в режиме синхронизации IBN проект, импортировав какой-то другой, не соответствующий проекту .xml файл, вы получите предупреждающее сообщение. Специальный механизм анализа позволяет выявить существенное расхождение в структурах обновляемого IBN и импортируемого проектов и предупредить о возможной ошибке.

Если вы нажмете «Сохранить», процедура синхронизации будет продолжена.

Обратите внимание, что в качестве основного календаря IBN проекта будет принят календарь импортируемого проекта.