Полезные ссылки

Hаcтpойка IBN Help Desk

Ольга Ломко [MC] — Thu, 22 Oct 2009 08:28:48 GMT

Пример настройки и описание работы системы IBN Help Desk.

Hаcтpойка IBN Help Desk

Hаcтpойка IBN Help Desk

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 08:58:40 GMT

Пример настройки и описание работы системы IBN Help Desk.

4.4. Пример создания сложного правила

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:42:36 GMT

Предположим, что в папку «Программа» необходимо поместить все инциденты, либо приходящие с любого адреса в домене mediachase.ru, но не содержат в заголовке слово «ошибка», либо содержащие в заголовке или описании текст «IBN» и «4.7», приходящие на ящик «Support Test».

Фактически, необходимо создать правило вида:

[«A» И «B»] ИЛИ [«C» И «D»],

где «A» – «письмо пришло с адреса в домене mediachase.ru», «B» – «заголовок не содержит слова “ошибка”», «C» – «заголовок содержит слова “IBN” и “4.7” ИЛИ описание содержит слова “IBN” и “4.7”», «D» – «письмо пришло на ящик “Support Test”».

Используя кнопку «Новое правило», создайте структуру вида [Блок И] ИЛИ [Блок И]:

Добавьте правила внутренних блоков «И», используя кнопки «Новое правило» соответствующих блоков:

Для строковых переменных (например, [Title]) и выражений «Содержит» и «Равно» можно ввести несколько значений через точку с запятой:

Структура правил, решающая задачу для папки «Программа» выглядит следующим образом:

4.3. Функции

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:41:16 GMT

Если возникает ситуацию, когда стандартные правила не позволяют определить папку или оказываются слишком сложны, можно использовать поддерживаемые IBN вызовы внешнего .NET метода. Метод класса, должен быть реализован в виде внешней сборки и зарегистрирован в системе. После регистрации метод можно использовать наравне со стандартными выражениями.

Пример определения наличия ключевых слов в строке ([C#] код):

SQL-файл регистрации:

Функция будет искать наличие в заголовке инцидента строчку «OSVER: ABC DEF WINXP».

4.2. Блоки

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:39:18 GMT

Логические блоки позволяют комбинировать правила, используя логические «И» и «ИЛИ». По умолчанию правила объединяются логическим «И». Блоки «И» и «ИЛИ» можно чередовать и неограниченно вкладывать. Например, с помощью блока «ИЛИ» вы можете связать с папкой инциденты, который был отправлен на ящик «Support», или содержит категории «ECF Development» и «FMPM».

4.1. Переменные

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:37:45 GMT

Выражение типа «переменная» позволяет проверять, удовлетворяет ли значение поля инцидента определенным параметрам. Поддерживаются следующие виды переменных:

[MailSenderEmail]: адрес электронной почты отправителя сообщений;

[EMailBox]: внешний ящик, на который пришло сообщение;

[Title]: заголовок инцидента, созданного на основе сообщения;

[Description]: описание инцидента;

[Type]: тип инцидента;

[Priority]: приоритет инцидента;

[Severity]: важность инцидента;

[GeneralCategories]: глобальные категории инцидента;

[IncidentCategories]: инцидент-категории инцидента;

[Creator]: создатель инцидента;

[Project]: проект, которому принадлежит инцидент.

При создании нового правила для переменной необходимо определить некоторое выражение. Поддерживаются следующие выражения:

«Содержит»: значение переменной содержит некоторое значение;

«Равно»: значение переменной равно;

«Соответствует шаблону»: значение переменной полностью удовлетворяет регулярному выражению (только для тектовых полей);

«Не содержит»: значение переменной не содержит;

«Не равно»: значение переменной не равно.

Для строковых переменных и выражений «Содержит» и «Равно» поддерживается ввод значений через точку с запятой нескольких значений.

Таблица соответствия переменных и операций сравнения:

2.4. Настpoйка папки инцидентов

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:35:16 GMT

Кроме правила автоопределения папки, необходимо определить значения ряда параметров, которые будут переданы инцидентам, попадающим в папку. В настройки можно перейти, выбрав пункт «Редактировать» контекстного меню папки.

На странице «Настройка папки инцидентов» вы можете установить параметры, определяющие сроки этапов работы над инцидентом (время назначения инцидента ответственному, время ответа, время завершения и т.д.), правила назначения ответственных, а также настройки работы с инцидентом по электронной почте. В этом документе мы подробно рассмотрим только последнюю группу настроек. Подробно о назначении всех настроек смотрите в руководстве по администрированию IBN 4.7.

Для примера выберите тип выбора ответственного «из группы», и внесите несколько пользователей в список ответственных. Теперь когда в папку попадет новый инцидент, все выбранные пользователи получат уведомление и смогут работать над инцидентом. Также отметьте флажок «Разрешить контроль», и выберите пользователя-контролера. В этом случае ответственные не смогут сразу закрыть инцидент, а лишь передадут его на конроль. Закрыть инцидент сможет только контролер.

В блоке «Настройки электронной почты» отметьте флажок «Включить внутреннюю маршрутизацию e-mail сообщений».

2.3. Пaпки инцидентoв

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:30:45 GMT

Папки инцидентов предназначены для хранения инцидентов схожей категории или тематики. Предположим, что вы ожидаете две категории обращений в службу поддержки: по проблемам с вашим сайтом (ошибки, регистрация, скачивание файлов и т.д.) и по работе с программой, которую вы продаете. Поскольку работать над этими обращениями должны разные люди, в блоке «Папки инцидентов» раздела «Администратор – Управление инцидентами – Общие настройки инцидентов» создайте две папки инцидентов для службы поддержки (например, «Сайт» и «Программа»), а также одну папку «Продажи» для обращений по вопросам продаж на sales@yourcompany.com.

Для одной из папок (например, «Программа») отметьте флажок «Папка по умолчанию». В эту папку будут помещаться инциденты, созданные на основе обращений, которые прошли спам-фильтр, но не содержали ключевых элементов, позволивших бы определить для них какую-либо папку инцидентов.

После того как обращение прошло спам-фильтр и было зарегистрировано в качестве инцидента, IBN анализирует его на наличие ключевых элементов и пытается автоматически папку, в которую необходимо поместить созданный на основе обращения инцидент. Анализ осуществляется на основе правил, определяемых на уровне папки.

В качестве примера установим для папки «Программа» правила, в соответствии с которыми в папку «Программа» будут помещаться инциденты на основе сообщений, которые пришли на ящик support@yourcompany.com, и в заголовке которых есть слова «ошибка», «вопрос» или «IBN».

Для этого выберите пункт «Правила разбора» контекстного меню папки и, используя кнопку «Новое правило», создайте следующую структуру блоков правил:

IBN анализирует не только инциденты, созданные на основе обращений на внешних ящики, но и внутренние инциденты, созданный внутренними пользователями через интерфейс портала. В последнем случае будут анализироваться название инцидента и описание. Чтобы позволить системе анализировать описание инцидента, используйте ключ «[Description]». Подробнее о правилах разбора смотрите в разделе 4 этого документа.

Аналогично вы можете настроить правила автоопределения для папок «Сайт» и «Продажи».

2.2. Правила боpьбы со cпамом

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:29:17 GMT

Существует возможность проверять поступающие на внешние адреса сообщения на принадлежость к спаму. Сообщения, распознанные как спам автоматически удаляются, подозрительные сообщения поступают во временное хранилище в ожидании ручной обработки, остальные письма автоматически регистрируются как инциденты.

По умолчанию доступны три правила:

«Код (принять)»: принимать все сообщения, которым уже присвоен код инцидента.

«Белый список (принять)»: принимать сообщения с адресов, содержащиеся в списке доверенных адресов.

«Черный список (отклонить)»: отклонять все сообщения с адресов, находящихся в черном списке.

Дополнительно вы можете установить и другие правила. Например, создайте правило, согласно которому будут отклоняться все письма, содержащие слово «бесплатно» в заголовке. Для этого нажмите «Новое правило», в открывшемся окне установите следующие значения полей:

Параметр «вес» определяет порядок применения правил анти-спама к новому письму: чем больше вес, тем позже будет применено правило.

2.1. Управление почтовыми ящиками

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:27:39 GMT

Предположим, вы хотите автоматизировать обработку обращений к службе поддержки по каким-либо техническим вопросам и запросов в отдел продаж. В этом случае для работы потребуются два внешних ящика (например, support@yourcompany.com для службы поддержки и sales@yourcompany.com для отдела продаж) и один внутренний ящик (in@yourcompany.com).

Создайте эти три ящика на вашем почтовом сервере. Затем перейдите в раздел «Администратор – Управление инцидентами — Общие настройки инцидентов» и в окне «Внешние e-mail ящики» добавьте информацию об адресах support@yourcompany.com и sales@yourcompany.com, используя кнопку «Новый почтовый ящик».

Щелкните по созданному ящику и выберите пункт «Запустить» контекстного меню, чтобы активировать ящик.

Теперь выберите пункт «Правила соответствия полей» контекстного меню. В открывшемся окне установите параметры инцидентов, которые будут создаваться на основе пришедших на ящик сообщений. Вы можете указать название инцидента (например, называть инцидент в соответствии с темой письма), а также проект и клиента, с которыми нужно будет связывать инциденты. В поле «Создатель» укажите пользователя, от имени которого в портале будут регистрироваться инциденты (в IBN для каждого инцидента должен быть указан создавший его внутренний пользователь).

В поле «Папка» выберите папку инцидентов, в которую необходимо помещать инциденты, созданные на основе пришедших на ящик сообщений. В этом случае все инциденты ящика будут помещаться в одну выбранную папку. Поскольку папки инцидентов используются в первую очередь для гибкой настройки ответственности (пользователь отвечает за инциденты определенной категории или определенной тематики), имеет смысл позволить размещать инциденты по разным папкам в зависимости от темы запроса. Для этого в поле папка выберите пункт «автоопределение».

Остальные поля менее существенны, и на этом этапе их заполнение можно пропустить. Впоследствии вы сможете изменить любые настройки внешнего ящика.

Теперь необходимо настроить внутренний ящик in@yourcompany.com. Он потребуется для внутренней маршрутизации сообщений. Если для папки инцидентов будет включена внутренняя маршрутизация, сотрудники смогут получать и отправлять связанные с инцидентом сообщения по электронной почте, не заходя в портал.

4. Подробнее о правилах автоматического определения папки инцидентов

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:25:41 GMT

Папка инцидентов – это хранилище инцидентов, определяющее кто, как и в какие сроки будет работать на содержащимися в нем инцидентами. В IBN есть система автоматического определения папки на основе значений параметров инцидента.

Cхема определения папки инцидентов выглядит следующим образом. Инцидент регистрируется в системе. Если папка инцидентов явно не выбрана, запускается механизм автоматического определения папки. По очереди, проверяются правила связанные с папкой инцидентов. Если инцидент удовлетворяет правилам некоторой папки, то инцидент связывается с папкой и обработка прекращается. Если не найдена ни одна папка, правилам которой удовлетворяют значения параметров инцидента, инцидент помещается в папку по умолчанию.

При описании правил можно использовать три типа выражений: «переменная», «блок» и «функция».

4. Подробнее о правилах автоматического определения папки инцидентов

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:23:16 GMT

При описании правил можно использовать три типа выражений: «переменная», «блок» и «функция».

3. Работа настроенной схемы

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:15:57 GMT

Предположим, что после рассмотренной в предыдущем разделе настройки IBN Help Desk некий пользователь впервые оправляет на адрес support@yourcompany.com письмо с заголовком «Вопрос по IBN Help Desk» со своего адреса электронной почты.

Если адрес пользователя есть в «белом списке», письмо сразу будет проанализировано на наличие ключевых элементов, будет создан инцидент и помещен в одну из папок инцидентов. В противном случае письмо будет помещено в список непроверенных сообщений и будет дожидаться утверждения одного из пользователей группы «Служба поддержки».

Прошедшее спам-фильтр письмо анализируется на наличие ключевых элементов согласно правилам, заданным для существующих папок инцидентов. Поскольку в заголовке письма есть слова «вопрос» и «IBN», и оно было отправлено на ящик support@yourcompany.com, на основе письма будет создан инцидент, который будет помещен в папку «Программа».

Система автоматически рассылает уведомление о новом инциденте трем выбранным вами в настройках папки «Поддержка» ответственным.

Поскольку включена внутренняя маршрутизация сообщений ответственные получат не только уведомление с cсылками на инцидент в IBN портале, но и письмо на указанный в профиле адрес электронной почты:

Обратите внимание, что заголовок письма содержит код вида [PROG-00000-00000]. Этот код – идентификатор, позволяющий системе понять, что письмо относится к определенному инциденту. Все письма, в заголовке которых будет содержаться этот код, будут автоматически публиковаться на форуме инцидента и рассылаться ответственным и автору обращения.

Если вы пользуетесь почтовыми клиентами Mozilla Thunderbird или MS Outlook, установите специальные IBN плагины (входят в пакет клиентских приложений IBN), с помощью которых можно управлять инцидентами из окна почтового клиента. Вы сможете изменять статус инцидента, помечать свое сообщение как решение, определять, публиковать ли сообщение в качестве комментария к инциденту, или рассылать его как письмо все заинтересованным пользователям, включая автора внешнего обращения.

Если ответственный сменит статус инцидента на «На контроле», пользователь-контролер будет иметь возможность закрыть или повторно открыть инцидент. Изменения статуса и передача ответственности за инцидент будут фиксироваться на форуме инцидента в IBN портале.

2. Пример настройки IBN Help Desk

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:04:15 GMT

Для работы системы с внешними обращениями требуется предварительно настроить почтовые ящики, папки инцидентов и правила определения папки на основе анализа элементов письма-обращения.

Войдите в систему с правами администратора и зайдите в раздел «Администратор – Управление инцидентами» левого меню.

1. Схема работы системы IBN Help Desk

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 09:02:06 GMT

Модуль Help Desk системы Instant Business Network позволяет автоматизировать обработку внутренних инцидентов и обращений на корпоративные адреса электронной почты, организовав эффктивную поддержку пользователей по технические вопросам, вопросы взаимодействия с отделами продаж и любым другим обращениям.

Основным объектом модуля является инцидент, который может быть создан пользователями IBN портала или автоматически, на основе электронного сообщения, поступившего на внешний почтовый ящик.

Схема работы IBN Help Desk с поступившими на внешний адрес электронной почты сообщениями выглядит следующим образом:

1) Пользователь отправляет письмо на некоторый адрес электронной почты. Например, адрес службы поддержки или для специальных обращений.

2) Письмо обрабатывается почтовым сервером.

3) IBN Server обращается к почтовому серверу и забирает письмо.

4) IBN Server:

Проверяется принадлежность адреса отправителя к белому и черному спискам адресов.

Анализирует адрес, тему и тело письма на наличие определенных элементов (например, ключевых слов), позволяющих определить тему сообщения.

Если ключевые элементы не обнаружены, помещает письмо в «непроверенные сообщения» в ожидании ручной обработки.

Если такие элементы найдены, регистрирует в IBN портале инцидент и помещает его в папку, связанную с обнаруженными элементами.

Назначает ответственного или группу ответственных за инцидент, в зависимости от определенной папки.

Отправляет ответственным уведомления и письмо пользователю с сообщением, что его обращение принято к рассмотрению.

5) Ответственные работают с инцидентом через IBN портал или электронную почту, изменяя статус инцидента, оставляя сообщения, прикрепляя файлы и общаясь с автором обращения по электронной почте. Вся информация сохраняется в системе.

Настройка уже установленного SQL Server 2005 для установки IBN

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 08:45:53 GMT

Настройка уже установленного SQL Server 2005 для установки IBN Server.

Запустите "Start - All Programs - Microsoft SQL Server 2005 - Configuration Tools - SQL Server Configuration Manager" и разрешите использование протокола TCP/IP:

Для вступления изменений в силу необходимо перезапустить SQL-сервер:

Если вы установили SQL Server 2005 Express, загрузите и установите SQL Server Management Studio Express.

Запустите "Start - All Programs - Microsoft SQL Server 2005 - SQL Server Management Studio" и подключитесь к вашему SQL-серверу

Нажмите правой кнопкой на вашем сервере и выберите "Properties":

На вкладке "Security" выберите тип аутентификации "SQL Server and Windows Authentication mode" и нажмите "OK":

Для вступления изменений в силу необходимо перезапустить SQL-сервер:

В дереве слева откройте узел "Security - Logins", нажмите правой кнопкой на пользователе "sa" и выберите "Properties":

На странице "General" задайте пароль для этого пользователя:

На странице "Status" выберите Login - Enabled и нажмите "OK":

Выберите в меню "File - Connect Object Explorer...".

Введите имя вашего SQL-сервера, выберите тип аутентификации "SQL Server Authentication", введите "sa" в качестве имени пользователя и пароль, который вы назначили этому пользователю:

Убедитесь, что Management Studio смогла подключиться к серверу - это будет означать, что SQL-сервер настроен правильно.

Запустите установку IBN Server и введите такие же параметры подключения к SQL-серверу:

Установка SQL Server 2005 для последующей установки IBN Server

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 08:21:08 GMT

Установка SQL Server 2005 для последующей установки IBN Server.

Запустите установку SQL Server 2005 и нажимайте "Next" пока не дойдёте до шага "Authentication Mode". На этом шаге выберите "Mixed Mode (Windows Authentication and SQL Server Authentication)" и задайте пароль для SQL-пользователя "sa":

Все остальные параметры оставьте без изменений и дождитесь завершения установки.

Для вступления изменений в силу необходимо перезапустить SQL-сервер:

Если вы установили SQL Server 2005 Express, загрузите и установите SQL Server Management Studio Express.

Запустите "Start - All Programs - Microsoft SQL Server 2005 - SQL Server Management Studio".
Если после запуска не открылся диалог подключения к SQL-серверу, выберите в меню "File - Connect Object Explorer...".
Введите имя вашего SQL-сервера, выберите тип аутентификации "SQL Server Authentication", введите "sa" в качестве имени пользователя и пароль, который вы назначили этому пользователю при установке SQL-сервера:

Убедитесь, что Management Studio смогла подключиться к серверу - это будет означать, что SQL-сервер настроен правильно.

Запустите установку IBN Server и введите такие же параметры подключения к SQL-серверу:

Как настроить шаблон финансов

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 08:09:18 GMT

На данный момент настроить шаблоны финансового плана через Web интерфейс нельзя.

Для того чтобы создать свой шаблон, вам необходимо создать XML файл специального вида и поместить его в папку ...\Projects\SpreadSheetTemplates.

По умолчанию в папке находится 4 файла: два типа шаблонов на двух языках.

Структура файла шаблона финансового плана:

1) Описание шаблона;

2) Записи - Rows;

3) Блок - Block;

4) Запись - Row.

Примерный вид шаблона:

<SpreadSheet>

    <Template>

        <Name>Profit and loss statement</Name>
        <Description>Two groups exist: revenues (Net sales, Rent revenue, Interest revenue) and expenses (Cost of goods sold, Selling expenses, Administrative expenses, Interest expense). Expenses are deducted from revenues to get net income.</Description>

        <Rows>
            <Block Id="NetSales" Name="Net sales" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Block Id="RentRevenue" Name="Rent revenue" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Block Id="InterestRevenue" Name="Interest revenue" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Row Id="TotalRevenue" Name="Total revenue" ReadOnly="True" Expression="[NetSales]+[RentRevenue]+[InterestRevenue]"/>

            <Row Id="Space1" Name="" ReadOnly="True" />

            <Block Id="CostOfGoodsSold" Name="Cost of goods sold" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Block Id="SellingExpenses" Name="Selling expenses" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Block Id="AdministrativeExpenses" Name="Administrative expenses" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Block Id="InterestExpense" Name="Interest expense" CanAddRow="True" NewRowDefaultName="New item" ReadOnly="True">
            </Block>
            <Row Id="TotalExpense" Name="Total expense" ReadOnly="True" Expression="[CostOfGoodsSold]+[SellingExpenses]+[AdministrativeExpenses]+[InterestExpense]"/>

            <Row Id="Space2" Name="" ReadOnly="True" />

            <Row Id="IncomeBeforeTaxes" Name="Income before taxes" ReadOnly="True" Expression="[TotalRevenue]-[TotalExpense]"/>
            <Row Id="IncomeTaxes" Name="Income taxes" ReadOnly="False"/>

            <Row Id="Space3" Name="" ReadOnly="True" />

            <Row Id="NetIncome" Name="Net income" ReadOnly="True" Expression="[IncomeBeforeTaxes]-[IncomeTaxes]"/>

        </Rows>
    </Template>
</SpreadSheet>

Как видно из примера, теги Name и Description определяют описание шаблона в пользовательском интерфейсе. Вся основная структура шаблона находится внутри тега Rows. В нем описываются блоки и предопределенные записи. Внутри блока могут быть только записи, т.е. не допускаются несколько уровней вложенности.

Элемент Block содержит следующие атрибуты:

1) Id - уникальный идентификатор;

2) Name - визуальное имя блока;

3) CanAddRow - определяет возможность пользователю добавлять самому новые записи (может принимать значения True или False);

4) NewRowDefaultName - имя новой записи по умолчанию;

5) ReadOnly - определяет возможность изменения значений полей в данном блоке (может принимать значения True или False).

Элемент Row содержит следующие атрибуты:

1) Id - уникальный идентификатор;

2) Name - визуальное имя записи;

3) ReadOnly - определяет возможность изменения значений полей в данном блоке (может принимать значения True или False);

4) Expression - выражение для автоматического вычисления значений на основе значений из других ячеек в данном столбце. Синтаксис этого атрибута будет рассмотрен ниже.

Рассмотрим пример записи:

Будет создана строчка с уникальным идентификатором NetIncome и визуальным именем Net Income. Значения ячеек будут доступны только для чтения и будут вычисляться как разница между значениеми ячеек из текущей строки из записи с Id = IncomeBeforeTaxes и Id = IncomeTaxes.

В выражениях можно использовать:

1) ссылку на ячейку из текущего столбца в квадратных скобках [IncomeBeforeTaxes];

2) натуральные и дробные числа;

3) Операторы +, -, /, *, %;

4) Знак возведения в степень ^;

5) Функции cos, sin, exp, ln, tan, acos, asin, atan, cosh, sinh, tanh, sqrt, cotan, round, ceil, floor, fac, abs, log;

6) для группировки скобки ( ).

IBN 4.7 — обмен данными с MS Project

Мария Бобровицкая [MC] — Mon, 12 Oct 2009 07:35:16 GMT

В версии IBN 4.7 представлен новый механизм конвертации проектов между IBN и MS Project. В предыдущих версиях процедура импорта проекта из MS Project в IBN была связана с определенными неудобствами, основное из которых — частичная потеря связанной с проектами информации. Во-первых, это выражалось в потере части ключевых для полноценной работы в MS Project данных. Таким образом, работа в MS Project надо проектом, который был экспортирован в IBN, отредактирован и вновь импортирован из IBN в MS Project , была существенно ограничена. Во-вторых, при импорте проекта из MS Project в существующий IBN проект вся связанная с задачами IBN проекта информация (структура, комментарии, прикрепленные файлы) полностью удалялась.

В IBN 4.7 решены обе проблемы. С одной стороны, новый механизм синхронизации позволяет экспортировать проект в MS Project, внести любые изменения (включая корректировку структуры задач, связей, сроков и ресурсов), а затем импортировать проект в IBN, отразив сделанные изменения без удаления содержащейся в IBN проекте информации.

С другой стороны, если вы работаете над проектом преимущественно в MS Project, вы можете экспортировать его и внести определенные изменения в IBN, после чего вновь импортировать проект в MS Project из IBN и продолжить работу в обычном режиме.

Таким образом, IBN 4.7 позволяет вести работу над проектами, используя возможности обеих систем — IBN и MS Project.

Стандартные процедуры экспорта и импорта

В IBN 4.7 сохранены стандартные процедуры импорта и экспорта проектов. В процессе экспорта создается .xml файл, который затем можно открыть в MS Project. Чтобы импортировать проект из MS Project необходимо предварительно сохранить его в формате .xml, а затем загрузить .xml файл в IBN. Инструменты импорта/экспорта можно найти в пункте «Обмен данными с MS Project» меню «Действия» страницы «Просмотр проекта».

Проект MS Project может быть загружен только в существующий IBN проект. При этом будут удалены все связанные с задачами IBN проекта данные. Кроме того, преобразование структуры проекта MSP в структуру IBN и наоборот сопровождается потерей определенной системной информации. Другими словами, если взять проект MS Project, экспортировать его в IBN, а затем вновь импортировать в MS Project, полученный проект не будет идентичен оригинальному: часть важных данных будет утеряна.

В процессе импорта и экспорта переносятся календарь, структура задач (названия задач, позиции, связи, типы, приоритеты, проценты завершения и сроки) и ресурсы (имя и код).

Таким образом, процедуры экспорта и импорта применимы только, если, работая с проектом в одной системе, вы окончательно решили перейти на использование другой (с IBN на MS Project или наоборот). Если же вы работаете с проектом в MS Project и используете IBN для незначительных изменений, более подходящим будет механизм синхронизации.

Режим синхронизации

Чтобы начать работать с проектом в режиме синхронизации с MS Project, создайте пустой IBN проект, перейдите на страницу «Просмотр проекта» и выберите пункт «Переключиться в режим синхронизации» меню «Действия».

Обратите внимание, что после того как IBN проект будет переведен в режим синхронизации, вернуться в обычный режим будет нельзя. Задача режима синхронизации — сохранить всю системную информацию проекта MS Project, чтобы после редактирования в IBN его можно было вновь полноценно использовать в MSP. Поэтому не переключайте в режим синхронизации IBN проекты, с которыми вы работаете, и которые содержат большое количество данных.

На первом шаге нажмите «Далее», на втором — укажите .xml файл проекта MS Project, на третьем — установите соответствие ресурсов импортируемого проекта пользователям IBN.

В IBN будет перенесена информация из проекта MS Project, а сам IBN проект будет переведен в режим синхронизации, частично ограничивающий возможности редактирования информации. В этом режим запрещены какие-либо изменения структуры задач проекта: создание и удаление задач, изменение связей, сроков начала и завершения задач.

Допускаются изменения любых текстовых полей (названия проекта, задач и прочих входящих в проект объектов), публикация файлов и комментариев, создание и удаление любых объектов кроме задач (инциденты, документы, поручения и мероприятия), изменения в составе команды проекта и т.д.

Не допускаются изменения сроков существующих задач и списка исполнителей. Изменение процента завершенности, типа завершения, статуса, приоритета, типа активации и трудозатрат задач разрешено.

Таким образом, изменить структуру и ресурсы (исполнителей) задач проекта, находящегося в режиме синхронизации, можно только в MS Project. Для этого вам нужно предварительно экспортировать проект из IBN в MS Project.

Экспорт в MS Project и редактирование

Импортированный в режиме синхронизации проект сохраняет системную информацию, необходимую для восстановления всех данных при экспорте проекта в MS Project. Экспортировав такой проект в .xml файл, и открыв его в MS Project, вы сможете работать с проектом без каких-либо ограничений: создавать и удалять задачи, корректировать их временные рамки, определять новые связи, вносить изменения в составы исполнителей задач.

Чтобы экспортировать проект, находящийся в режиме синхронизации, выберите пункт «Обмен данными с MS Project» меню «Действия». На первом шаге запустившегося мастера выберите пункт «Сформировать .xml файл для последующей работы в MS Project» и нажмите «Далее».

Созданный файл можно будет открыть в MS Project и работать над проектом в полном объеме.

Обратите внимание, что при экспорте используется «плоское» распределение трудозатрат.

Приведение IBN проекта в соответствие с проектом MS Project

После того, как вы поработали с проектом в MS Project и внесли все изменения, вы можете вновь импортировать этот проект в IBN из MS Project в режиме синхронизации. В этом случае информация будет не переписана полностью, как при стандартной процедуре импорта, а обновлена. Это позволит сохранить все файлы и комментарии к задачам, данные о присоединенных к проекту объектах и прочую информацию.

После того как вы закончили редактирование проекта в MS Project, необходимо вновь сохранить проект в формате .xml.

Чтобы обновить данные в IBN проекте в соответствие со сделанными в MS Project изменениями, выберите пункт «Обмен данными с MS Project» меню «Действия». На первом шаге запустившегося мастера выберите пункт «Привести IBN проект в соответствие с проектом MS Project» и нажмите «Далее». На втором шаге выберите сохраненный .xml файл с обновленным проектом.

На третьем шаге необходимо установить соответствие пользователей, входящих в команду импортируемого проекта, пользователям вашего IBN портала. Если вы не изменяли команду в процессе редактирования проекта в MS Project, IBN установит соответствие автоматически.

При необходимости вы можете установить соответствие не со всеми ресурсами, а только с нужными вам. В этом случае ресурсы, которым не поставлены в соответствие пользователи IBN, будут проигнорированы в IBN проекте, но будут вновь доступны в MS Project после экспорта.

Также необходимо выбрать тип завершения задач – «каждый может завершить» или «любой может завершить». В соответствие с выбранным типом будут рассчитаны проценты завершенности задач.

Нажмите «Завершить».

Если вы по ошибке попытаетесь обновить находящийся в режиме синхронизации IBN проект, импортировав какой-то другой, не соответствующий проекту .xml файл, вы получите предупреждающее сообщение. Специальный механизм анализа позволяет выявить существенное расхождение в структурах обновляемого IBN и импортируемого проектов и предупредить о возможной ошибке.

Если вы нажмете «Сохранить», процедура синхронизации будет продолжена.

Обратите внимание, что в качестве основного календаря IBN проекта будет принят календарь импортируемого проекта.